Das steckt hinter der E-Rechnungspflicht für die Gastro
Digitalisierung ist ein wichtiges Thema für den Außer-Haus-Markt. Roboter ersetzen das menschliche Servicepersonal, Speisekarten werden vermehrt digital zur Verfügung gestellt und die Restaurant-Website ist für viele Betriebe schon lange ein wichtiges Aushängeschild für das Marketing. Ebenfalls im Fokus: E-Rechnungen – denn ab dem Jahr 2025 schreibt der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich vor. Ob Gastronomie, Hotellerie oder Gemeinschaftsverpflegung: Auch die Unternehmen aus dem Gastgewerbe sind von dieser Regelung betroffen.
Was unterscheidet „echte“ E-Rechnungen von simplen digitalen Rechnungen?
Schon heute, also vor Beginn der E-Rechnungspflicht, ermöglichen Formate wie PDF und Co. einen digitalen Rechnungsaustausch. Allerdings handelt es sich dabei nicht um E-Rechnungen im eigentlichen Sinne, sondern vielmehr um Rechnungen, die lediglich mit einem klassischen Programm für die Text- und Datenverarbeitung erstellt und anschließend auf elektronischem Wege übermittelt wurden.
In Deutschland wurde im Frühjahr 2024 das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Es heißt korrekterweise „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“. Das Gesetz regelt unter anderem die E-Rechnungspflicht und schreibt dabei einen speziellen Datensatz vor, der maschinenlesbar ist und vom Aufbau der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Finanzämter und Behörden bevorzugen das Format XRechnung – ein Rechnungsdokument, das für Menschen komplett unlesbar ist. Wer dennoch Wert auf eine „Sichtrechnung“ in Form einer PDF legt, kann auf das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.2) ausweichen.
Stufenplan zur Umsetzung der E-Rechnung: Was kommt wann?
Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung auf die neue E-Rechnung zu geben, haben Bundesregierung und Finanzverwaltung einen mehrstufigen Zeitplan entwickelt.
- Ab dem 1. Januar 2025 sind Betriebe in der Pflicht, empfangene E-Rechnungen anstandslos zu akzeptieren. Papierrechnungen sowie digitale Rechnungen per Mail dürfen aber weiterhin versandt werden, wenn der Adressat mit diesem Prozedere einverstanden ist.
- Ab dem 1. Januar 2026 sind Papierrechnungen schließlich gänzlich verboten. Ausnahmen sind nur möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Unternehmens, das die Rechnung empfängt, unter 800.000 Euro liegt. Die Übergansfrist läuft bis zum 31.12.2027.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind E-Rechnungen vollends Pflicht. Ob Versand oder Empfang: Der Rechnungsaustausch ist nur noch auf digitalem Wege möglich. Auch Finanzämter und Behörden erkennen andere Formate nicht mehr an.
Es gibt eine große Ausnahme bei der E-Rechnungspflicht: Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden.
Digitale Effizienz: Das sind die Vorteile elektronischer Gastro-Rechnungen
Für Unternehmen aus dem Gastgewerbe sowie aus allen anderen Branchen ist die Umstellung auf E-Rechnungen mit Neuerungen verbunden – sinnvoll ist das Verfahren dennoch. Denn elektronische Rechnungen bedeuten Fortschritt auf ganzer Linie. So entfallen manuelle Arbeiten bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung, was den Personalaufwand senkt. Zudem ist das Ausdrucken von Rechnungen und Belegen nicht mehr erforderlich. Das spart jährlich unzählige Tonnen an Papier und sorgt so für mehr Nachhaltigkeit. Ebenfalls ein Pluspunkt: Elektronische Rechnungsformate sind besonders sicher und zuverlässig.
Für die Finanzverwaltung bedeutet die E-Rechnung hingegen Umsatzsteuerprüfung in Echtzeit. Auch Steuerbetrug wird erschwert. Schätzungen besagen, dass der deutsche Staatshaushalt so von Steuermehreinnahmen in Höhe von weit über zehn Milliarden Euro pro Jahr profitieren könnte.
Herausforderungen & Übertragungsmöglichkeiten: E-Rechnungen in der Praxis
Für Gastro-Betriebe, Hotels und Co. geht die Einführung der E-Rechnung – zumindest anfänglich – mit Herausforderungen einher. Probleme können deshalb nicht immer vermieden werden. Gerade in der Anfangsphase, in der parallel auch die Rechnungsstellung auf klassischem Wege (etwa auf Papier oder als PDF) noch möglich ist, ist in einigen Betrieben mit einem Mehraufwand zu rechnen. Doch mit der Zeit wird sich der Nutzen des neuen Systems beweisen.
Gesetzliche Vorgaben zum Versand und Empfang der E-Rechnungen existieren bisher nicht. Hier sollten sich Gastronomen und Unternehmen vorab Gedanken darüber machen, welchen Weg sie wählen. Grundsätzlich kommen die folgenden drei Lösungen infrage:
- E-Rechnungen via Mail: Diese Möglichkeit ist trotz möglicher End-zu-End-Verschlüsselung vergleichsweise unsicher und zudem unpraktisch, da zusätzlich eine händische Bearbeitung plus die Überführung in das firmeninterne Buchungssystem erforderlich ist.
- E-Rechnungen via EDI (Electronic Data Intercharge, elektronischer Datenaustausch): Diese Möglichkeit ist recht teuer und aufwendig. Das Verfahren lohnt sich vor allem dann, wenn sehr viele Rechnungen zwischen zwei Partnern verschickt werden.
- E-Rechnungen via Peppol-Netzwerk: Diese Möglichkeit ist stabil, schnell und sehr sicher. Zwar sind Empfang und Versand ausschließlich über einen Peppol Access Point realisierbar, immer mehr Invoicing-Dienstleister bieten hier aber entsprechende Lösungen.
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